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Pourquoi utiliser OneDrive ?

Vous ne voyez pas l'intérêt de stocker vos fichiers sur OneDrive ?

Ou avez-vous eu des problèmes de synchronisation et vous ne souhaitez plus l'utiliser ?

A voir aussi : Comment desactiver la sauvegarde WhatsApp ?

Cependant, en le réglant bien et en évitant certaines erreurs, OneDrive pourrait vous rendre d'excellents services...

Découvrez-vous tout de suite les 10 erreurs à éviter pour tirer le meilleur parti de la puissance de OneDrive, et utilisez-le en toute confiance.

A voir aussi : Comment installer Microsoft Office 2010 avec la clé d'activation ?

Erreur #1 : N'utilisez pas du tout OneDrive

Ne pas utiliser OneDrive avec Windows 10, c'est un peu comme avoir une belle voiture et toujours la laisser dans le garage. Ou disposez d'un smartphone ultramoderne et utilisez uniquement les fonctions de base.

En n'utilisant pas OneDrive vous privez-vous de :

  • Stockage en ligne gratuit de 5 Go par défaut, et de 1 000 Go si vous avez un abonnement Microsoft 365
  • Accédez à vos fichiers depuis n'importe quel appareil, tant que vous avez une connexion Internet
  • Synchronisation automatique de vos fichiers entre vos Périphériques
  • Choix des dossiers à synchroniser et des fichiers à la demande
  • Partage de fichiers avec d'autres
  • personnes

  • Travailler simultanément avec d'autres personnes sur le même fichier Office
  • Notification en temps réel des modifications dans OneNote
  • La création automatique d'albums photos et la qualification automatique de vos photos avec des mots-clés
  • ... etc.

Personnellement, j'apprécie vraiment le jumelage de OneNote avec OneDrive. J'utilise cette solution depuis plus de 10 ans et je n'ai jamais trouvé mieux en termes d'efficacité et d'ergonomie. Toutes mes notes sont synchronisées automatiquement, sans qu'il soit nécessaire d'enregistrer. J'y accède depuis n'importe où avec l'application OneNote pour Android, et je peux les modifier hors ligne et tout resynchroniser lorsque je me reconnecte. Très pratique !

Le cloud est omniprésent, c'est un fait. Donc soit vous essayez de tirer le meilleur parti ou vous abandonnerez bon nombre de ses avantages.

Mais il s'agit de l'utiliser judicieusement et intelligemment.

Prendre sa voiture sur 300 mètres n'apporte rien de bon : vous manquez l'occasion de marcher un peu, vous encombrez votre moteur et vous ajoutez une pollution inutile à l'air.

Pareil avec OneDrive : si vous l'utilisez sans réfléchir, vous n'aurez que des inconvénients, voire une grande frustration, comme nous allons le voir.

Erreur #2 : Stockez tous vos fichiers vidéo sur OneDrive

Avez-vous un abonnement Qui vous offre 1 To de stockage gratuit sur OneDrive avec Microsoft 365 ? Pensez-vous pouvoir y stocker vos films et autres vidéos ?

Soyez prudent, ce n'est pas parce que c'est possible que cela n'a pas de sens, comme nous allons le voir.

Vérifiez le temps de transfert !

Envoyez un gros sur OneDrive peut prendre beaucoup de temps...

Connexions Internet peuvent être de plus en plus rapides, ils sont encore loin d'être aussi rapides que les disques durs.

Gardez à l'esprit que pour une connexion ADSL, la vitesse en amont (c'est-à-dire pour l'envoi de données) est en moyenne 7 fois inférieure à la vitesse en aval (pour la réception de données) , comme vous pouvez le constater sur l'Observatoire de vitesse Internet Ariase, qui s'appuie sur les tests de vitesse effectués par les internautes.

Selon ce site, le débit de données ADSL moyen est de 1,18 Mbps, ce qui signifie que pour envoyer un film de 4 Go sur OneDrive, vous aurez besoin de 7h43 !

Détails du calcul : 4x1024x8/1,18 = 27770 secondes, car 1 Go = 1024 Mo et 1 Mo = 8 Mbits

Pour une connexion à très haut débit (fibre optique), la vitesse montante moyenne est de 42,67 Mbps, ce qui signifie que le même film est envoyé en un peu moins de 13 minutes.

Copier le même film sur un disque dur externe ne prend généralement pas plus d'une minute (cela dépend de types de lecteurs internes et externes que vous utilisez).

En bout de ligne  : sauf si vous avez de la fibre optique, stocker vos vidéos sur OneDrive prendra un temps fou.

Prendre soin de la planète

Si l'écologie vous préoccupe, sachez que les centres de données qui hébergent vos données sur Internet consomment beaucoup d'énergie pour leur fonctionnement et leur refroidissement continus. Selon Gary Cook, analyste du secteur informatique à la succursale américaine de Greenpeace :

« Si Internet était un pays, il serait classé parmi les 5 plus grands consommateurs d'électricité au monde »,

voir cet article parisien de janvier 2017 Il est dit encore une fois :

« Selon nos analystes, la vidéo Gangnam Style, visionnée 1,7 milliard de fois sur la planète, a entraîné une demande d'électricité équivalente à la consommation annuelle d'une petite usine. Imaginez qu'un film d'1h30 soit diffusé en streaming par dix millions de personnes !

En limitant la quantité de données que vous stockez sur OneDrive, vous allez aider limiter la consommation d'énergie associée au stockage et au transfert de données. »

Au fait  : nettoyez également régulièrement votre boîte aux lettres, car tous ces vieux messages que vous ne lirez plus jamais consomment de l'énergie inutile.

Solutions alternatives pour les vidéos

Je ne sais pas pour vous, mais j'aime regarder des films sur grand écran. Je stocke donc mes films sur un disque dur externe et je les regarde sur mon téléviseur.

Pour lire des vidéos stockées sur un disque dur externe, plusieurs solutions s'offrent à vous :

  • Si vous avez un téléviseur récent, il est probable que vous puissiez y brancher votre disque dur et qu'il puisse lire les films dessus
  • .

  • Si vous avez une TV box avec votre abonnement Internet, la même chose : vous pouvez y brancher votre disque
  • Enfin, si comme moi vous êtes un peu geek sur les bords (ou bien vous avez un geek dans votre famille), vous pouvez optez pour un mini-ordinateur de type Raspberry Pi sur lequel vous aurez installé le lecteur multimédia Kodi.

Comme mon téléviseur est vieux et que je n'ai pas de box TV Internet, j'utilise un Raspberry Pi depuis plusieurs années, car c'est un matériel polyvalent, peu encombrant et bon marché. Il ne nécessite aucune connexion Internet et est facile à transporter. Je branche mon disque dur externe dessus et je le contrôle à distance avec un mini clavier Bluetooth.

Qu'en est-il de votre musique et de vos photos ?

Une chanson MP3 de bonne qualité dépasse rarement 10 Mo. Il en va de même pour une photo. Ces fichiers sont donc toujours assez rapides à synchroniser et occupent une quantité raisonnable d'espace.

Par exemple, 1 film de 2,5 Go occupe autant d'espace que 320 fichiers musicaux de 8 Mo.

Si vous ne disposez que de 5 Go d'espace sur OneDrive, soyez prudent quand même, car cette limite peut être rapidement atteinte avec de la musique et des photos. Cela représente, pour par exemple, 1600 photos. Mais vous pouvez augmenter cet espace à 50 Go pour 2 €/mois, comme indiqué sur cette page. À moins que vous ne profitiez de l'espace de 1 To offert avec votre abonnement Microsoft 365...

Erreur #3 : Stockez vos fichiers de code source sur OneDrive

Faites-vous de la programmation personnalisée et vous avez l'intention de stocker vos fichiers sources sur OneDrive ? Fausse bonne idée...

En effet, il existe des outils bien plus adaptés à la gestion du code source. Je pense aux outils en ligne gratuits GitHub et Azure DevOps. Ils vous permettent de :

  • Hébergez vos référentiels (en privé pour Azure DevOps)
  • Synchronisez vos sources de manière contrôlée
  • Versionner vos sources
  • Intégrez directement à votre environnement de développement (Visual Studio ou autre)
  • Téléchargez un dépôt sous forme
  • de zip

  • ... etc.

Au départ, je n'utilisais pas ces outils moi-même, car je ne pensais pas avoir besoin de tout cela. Mais quand j'ai décidé d'utiliser Azure DevOps (anciennement Visual Studio Team Services), je me suis vite rendu compte que cela me simplifiait grandement les choses.

Erreur #4 : prenez OneDrive pour une sauvegarde

Utilisez-vous OneDrive uniquement comme emplacement de sauvegarde en ligne ?

C'est effectivement une possibilité, mais ce n'est pas l'objectif premier de OneDrive.

OneDrive est avant tout un espace Web synchronisé, vous permettant d'accéder à vos données sur tous vos appareils à tout moment. Alors qu'une sauvegarde est une copie de données utilisée uniquement en cas de problème. Et vous n'avez pas besoin de toutes les fonctionnalités de OneDrive pour cela.

De plus, une sauvegarde est généralement importante. Si vous l'envoyez sur OneDrive, vous serez donc confronté au problème de temps de transfert que nous avons vu précédemment.

Utiliser OneDrive comme un simple emplacement de secours, c'est comme prendre votre voiture exclusivement pour récupérer votre baguette au coin de la rue. C'est possible, mais ce n'est pas conçu pour cela.

NB/ En outre, vous verrez comment sauvegarder votre OneDrive fichiers...

Erreur #5 : Obtenez tous vos fichiers OneDrive localement

Si vous possédez plusieurs appareils (PC, tablette, smartphone), OneDrive est pratique pour synchroniser vos fichiers avec chacun d'eux.

Mais alors que les photos de votre belle-mère ont leur place sur l'ordinateur familial, ou même sur votre smartphone, elles n'ont guère leur place sur votre ordinateur portable de travail. Non seulement ils prendront de la place inutile, mais ils ralentiront également votre connexion Internet lorsqu'ils seront récupérés par synchro. Et dans un accès de rage, vous risquez de les supprimer, sans vous rappeler que cette suppression sera également synchronisée avec votre autre matériel. Vous vous remettrez ensuite sur le dos à votre conjoint. Tout cela à cause de OneDrive, ce serait dommage, n'est-ce pas ! ?

😉 Heureusement, des solutions existent :

Exclusion de dossiers de la synchronisation

OneDrive vous permet d'exclure certains dossiers de la synchronisation, afin qu'ils restent dans le cloud et ne soient pas récupérés localement. Pour cela :

  • Cliquez sur l'icône OneDrive dans le bar des tâches
  • Cliquez sur « Plus », puis « Paramètres »
  • Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur l'onglet Compte, puis sur le bouton « Choisir les dossiers » :

La fenêtre suivante s'ouvre, dans laquelle vous pouvez décochez les dossiers que vous ne souhaitez pas synchroniser :

Les

dossiers qui ne sont pas cochés ne seront pas visibles dans votre dossier local OneDrive.

Fichiers à la demande

Depuis la version 1709 de Windows 10 (déployée en octobre 2017), OneDrive possède une autre fonctionnalité pratique qui permet d'économiser beaucoup d'espace disque : les fichiers à la demande. Cela vous permet de voir les fichiers dans un dossier sur OneDrive, sans qu'ils soient présents sur votre disque dur. Les fichiers ne sont réellement récupérés localement que lorsque vous les ouvrez.

Ces fichiers apparaissent avec une petite icône nuage blanc dans l'Explorateur Windows.

Si vous n'avez pas activé cette fonctionnalité au moment de la mise à jour Windows 10, vous pouvez le faire en cochant la case « Libérer de l'espace et télécharger fichiers quand vous devez les utiliser » dans l'onglet « Paramètres » dans la fenêtre des paramètres OneDrive.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement des fichiers à la demande, cliquez ici.

Erreur #6 : Envoyez automatiquement des photos de votre smartphone sur OneDrive

Avez-vous déjà vu ces paramètres bien cachés de OneDrive ?

Je parle de ceux de l'onglet « Enregistrement » automatique » de la fenêtre des paramètres :

Je vous conseille de décocher ces deux cases. Même si tu souhaitez envoyer des photos et des vidéos prises avec votre smartphone vers OneDrive, vous voudrez peut-être d'abord faire un peu de nettoyage. Par exemple pour supprimer cette photo sur laquelle on fait une grimace devant le soleil. Ou celui où tu as le visage torturé, parce que ton amour t'a pris en train pour vous brûler les doigts en essayant de retourner une saucisse sur le barbecue 😉

En bref, décocher la première case vous empêchera de synchroniser certaines photos ou vidéos inutilement. Il en va de même pour le second avec le capture écran.

Erreur #7 : Laissez Office synchroniser les fichiers au lieu de OneDrive

Vous n'avez jamais rencontré de problème pour synchroniser vos fichiers Office (Word, Excel...) sur OneDrive ? Par exemple, une icône rouge sur la barre des tâches vous indiquant qu'il y a un conflit non résolu entre deux versions du même fichier ?

Ce problème se produit normalement lorsque vous travaillez ensemble sur le même fichier et qu'Office ne sait pas comment résoudre les conflits entre des modifications conflictuelles. Pourtant, j'ai beaucoup rencontré ce problème, même en travaillant moi-même sur mes fichiers . Un jour, alors que j'en avais marre, j'ai cherché sur Internet l'origine du problème et je suis tombé sur cette page. Il n'explique pas l'origine du problème, mais montre comment le résoudre durablement. Il vous suffit d'ouvrir l'onglet Office dans la fenêtre des paramètres OneDrive :

... et décochez la case « Utiliser Office pour synchronise les fichiers Office que j'ouvre. »

Mais attention, car si vous travailler ensemble sur le même document, Office ne sera plus en mesure de fusionner automatiquement les modifications provenant de différentes versions de documents.

Remarque  : depuis que j'ai décoché cette case, je n'ai plus rencontré aucun problème de synchronisation ! Mais je l'ai fait il y a plusieurs années et Microsoft a peut-être amélioré les choses entre-temps. Donc, si vous n'avez pas de problème lorsque cette case est cochée, laissez-le tel qu'il est...

Erreur #8 : Ne pas sauvegarder votre dossier OneDrive local

Le monde est divisé en 2 : ceux qui ont un abonnement Microsoft 365 et ceux qui n'en ont pas...

Si vous n'êtes pas abonné à Microsoft 365, sachez que votre espace OneDrive n'est pas automatiquement sauvegardé !

En cas de problème grave, tel qu'un virus qui endommage une grande partie de vos fichiers, vous ne pouvez donc compter que sur les sauvegardes que vous avez faites vous-même.

Il est donc possible d'effectuer des sauvegardes de temps en temps, généralement vers un un disque dur ou une clé USB. Par exemple, vous pouvez :

  • Faites une simple copie manuelle de votre dossier OneDrive local sur un disque dur externe. Dans ce cas, je vous recommande vivement de compresser les fichiers dans une ou plusieurs archives zip avant de les copier. En effet, la copie de quelques fichiers volumineux est beaucoup plus rapide que la copie de milliers de petits fichiers.
  • Utilisez un logiciel de sauvegarde, tel qu'AOMEI Backuper. Sa version gratuite, déjà très complète, vous permettra de réaliser des sauvegardes automatiques, incrémentielles et compressées.

Utilisez le système de récupération Microsoft 365

Si vous êtes abonné à Microsoft 365, une solution de sauvegarde locale n'est pas essentielle car Microsoft effectue une sauvegarde quotidienne pour vous. Cela vous permet de restaurer une version antérieure de l'intégralité de votre espace OneDrive datant de 0 à 29 jours. Cette solution est très pratique, car vous n'avez à vous soucier de rien.

Pour ce faire, connectez-vous à votre Espace OneDrive, cliquez sur Paramètres (petit engrenage en haut à droite), Options, puis « Restaurer votre espace OneDrive ». Consultez cette page de documentation Microsoft pour voir tous les détails.

Attention cependant, cette solution ne vous permet pas de restaurer uniquement certains fichiers, comme vous pourriez le faire avec une sauvegarde locale.

Récupérer des fichiers supprimés par erreur

Si vous supprimez des fichiers dans OneDrive par erreur, vous avez la possibilité de les récupérer, même s'ils ne se trouvent plus dans la corbeille Windows . En effet, OneDrive stocke les fichiers supprimés dans une corbeille pendant 30 jours, même si vous n'avez pas d'abonnement Microsoft 365.

Pour récupérer des fichiers, connectez-vous à votre espace OneDrive en ligne, cliquez sur la corbeille, sélectionnez les fichiers souhaités et cliquez sur « Restaurer ».

Erreur #9 : Négliger la sécurité

Utilisez-vous le même mot de passe simple pour votre compte Microsoft ? compte et autres sites Web pour vous assurer que vous vous en souvenez ?

Mauvaise idée !

Votre mot de passe Microsoft est également utilisé pour protéger votre espace OneDrive. La sécurité de tous les fichiers importants que vous stockez sur OneDrive (exemple : documents administratifs, documents de travail...) dépend donc de ce mot de passe.

Microsoft prend des mesures importantes pour assurer la sécurité de vos données. L'entreprise vous avertit même par e-mail lorsqu'elle détecte l'accès à vos données à partir d'un matériel inhabituel. Mais le dernier maillon de la chaîne de sécurité, c'est vous et la façon dont vous gérez vos mots de passe.

Pour enfin découvrir un moyen pratique, simple et sécurisé de gérer tous vos mots de passe, y compris sur les smartphones, jetez un œil à ceci.

Erreur #10 : Partage à tout moment

Tu le sais sans doute, vous pouvez partager des fichiers ou des dossiers avec d'autres personnes sur OneDrive.

Très pratique pour partager les premiers pas de votre tout-petit avec vos parents qui vivent à l'autre bout de la France ! Au lieu de leur envoyer toutes vos photos par mail, il vous suffit de leur envoyer un lien vers votre dossier partagé. C'est beaucoup plus rapidement et en toute sécurité.

Mais faites attention à la façon dont vous créez le partage. OneDrive vous offre plusieurs possibilités :

  • Partager un dossier entier ou des fichiers individuels Accordez
  • Définir un mot de passe et/ou une date d'expiration
  • l'accès uniquement en lecture ou autorisez également édition de fichiers

La règle de sécurité est de ne partager que ce qui est strictement nécessaire et le temps nécessaire.

Vous n'avez pas à partager avec vos amis ou collègues de nombreux documents dont ils n'ont pas besoin. Parce que même si vous leur faites confiance, rien ne garantit qu'ils soient aussi vigilants que vous en matière de sécurité. Vous ne voulez pas retrouver votre fiche de paie sur le PC familial de votre collègue, accessible à tous les membres de sa famille, n'est-ce pas ?

Pour ce faire, définissez une arborescence de dossiers suffisamment fine pour vous permettre de partager facilement ce que vous voulez, et pas plus. Et lorsque le partage n'est plus nécessaire, supprimez-le.

Pour en savoir plus sur le partage de fichiers dans OneDrive, consultez cette page d'aide Microsoft.

En synthèse

Une grande partie de ce que nous avons vu dans cet article s'applique à d'autres espaces de stockage en ligne, tels que Google Drive et DropBox, pour ne citer que les plus populaires.

Vous bénéficierez de l'utilisation de OneDrive si vous utilisez également la suite Microsoft Office. En effet, les applications Office, et en particulier OneNote, s'intègrent parfaitement à OneDrive.de Plus, un abonnement à Microsoft 365 (anciennement Office 365) vous donne accès à 1 To de stockage massif par utilisateur et à une sauvegarde automatique. Enfin, l'intégration native dans Windows 10 et les fichiers à la demande sont également des arguments majeurs en faveur de OneDrive.

Toutefois, si vous utilisez beaucoup la suite Google Docs, vous bénéficierez de l'utilisation Google Drive. Parce que là aussi, l'intégration entre les deux apporte une réelle valeur ajoutée.

Si vous souhaitez utiliser une solution de stockage en ligne et que vous n'avez pas encore fait votre choix, lisez cet article comparant le meilleur stockage en ligne.

Enfin, si vous utilisez plusieurs stockages en ligne ensemble, la solution MultCloud pourrait vous intéresser. Il permet de transférer/synchroniser facilement des fichiers entre les espaces cloud.

N' hésitez pas à partager votre expérience en commentaire:Utilisez-vous déjà OneDrive ? Si c'est le cas, en êtes-vous satisfait ? Sinon, quel autre espace cloud utilisez-vous ?