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Qui fait office de définition ?

En passant de 80 % à moins 60 % en quelques années, le taux d'occupation des employés sur leurs postes de travail a considérablement diminué. Les entreprises, grandes et petites, trouvent donc des moyens de s'adapter à ce phénomène. Le bureau flexible est l'un d'entre eux, populaire auprès de nombreux grands groupes.

Contrairement à ce que l'on pourrait penser, la crise du coronavirus n'a pas dépeuplé durablement les bureaux. Cependant, cela a un impact sur la vision que les dirigeants d'entreprise ont de leur espace de travail. En effet, la qualité de l'espace de travail et son utilisation quotidienne par les employés qui ont désormais inclus le télétravail dans leurs pratiques changent la donne !

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Aujourd'hui plus que jamais, le bureau flexible prend tout son sens et s'invite dans nos bureaux. Voici un focus sur cette nouvelle organisation de l'espace et des conditions de travail, dont nous avons déjà beaucoup entendu parler.

Flex Office, partage de bureau... qu'est-ce que c'est ?

Le bureau flexible est une forme d'allocation de postes de travail pour employés. Dans un mode d'organisation « classique » : l'employé occupe un poste fixe assigné, que ce soit dans un espace ouvert ou dans un bureau fermé.

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Dans le bureau flexible, l'espace de travail est divisé en fonction de l'utilisation. Chaque matin, les employés se rendront donc dans les zones les mieux adaptées à la tâche à accomplir ou dans les différents espaces qui correspondent le mieux à leur façon de travailler.

En règle générale, un espace de travail optimisé pour le bureau flexible est conçu pour que les employés travaillent dans des conditions optimales. L'équipement suivant : par exemple, nous favoriserons l'utilisation généralisée des ordinateurs portables, Internet Wi-Fi très haut débit, etc.

Cela conduit à une division des espaces entre des salles de travail confortables, des salles de réunion connectées, des cabines téléphoniques et plus généralement, tout type d'équipement pour améliorer le bien-être au travail. Dans les bureaux flexibles, plus que de simples bureaux, les locaux de l'entreprise sont de véritables totems pour l'entreprise, véhiculent ses valeurs et sa culture et renforcent le sentiment d'appartenance des employés.

Dans le flex office, la nomadisation des employés est donc directement liée à leur activité et à leur humeur du moment. L'architecture des locaux flexibles donne souvent une place de choix aux espaces partagés qui favorisent la communication entre collègues.

« Le partage de bureau fait référence au fait de ne pas avoir de bureau assigné et donc d'avoir un bureau partagé. »

Bureau flexible, bureau flexible : quelle est la différence ?

Dans l'immobilier d'affaires, les 2 termes ne sont pas synonymes ! Le bureau flexible (ou location de bureau flexible) désigne toutes les locations d'espace de travail pour des périodes allant de 1 heure à 3 ans, lorsque le terme Flex Office fera plutôt référence à la méthode d'organisation consistant à ne pas avoir de poste désigné sur le lieu de travail.

En pratique, comment fonctionne le bureau flexible ?

Au quotidien, l'opération est simple : chaque employé dispose d'un espace de stockage dédié et sécurisé dans lequel il sont libres de stocker leur ordinateur, leur équipement ou leurs objets personnels. Quand il arrive au bureau, il lui suffit de récupérer son ordinateur portable dans son casier et de rejoindre l'espace de travail qui correspond à son humeur et à sa mission aujourd'hui.

Un avantage de cette opération est que l'employé n'a plus à quitter l'espace de travail avec son ordinateur portable, etc. Il est toujours plus agréable de prendre le métro, de travailler, de dormir quand on n'est pas surchargé de son entreprise ! Exception lorsque l'employé opte pour le télétravail partiel (hybridation du travail), ce qui est également fortement encouragé par les entreprises qui optent pour le flex office.

L'objectif du bureau flexible est que les employés choisissent l'espace de travail le mieux adapté à leurs tâches. Il peut donc librement opter pour le télétravail si cette solution est la meilleure.

Flex Office comme aide à l'organisation du travail

Télétravail et migrations

Ainsi, un autre aspect du flex office se développe à la vitesse du « grand V » aujourd'hui : le démocratisation du télétravail. Il est privilégié pour son aspect pratique et permet le respect du protocole sanitaire de chaque entreprise. En outre, il permet d'améliorer les conditions de travail des employés, avec, par exemple, la réduction de la durée de migration des navetteurs et l'augmentation du temps personnel de chaque télétravailleur.

Adéquation du bureau et des besoins

Bien adapté, le bureau flexible permet de faire correspondre la présence humaine et les mètres carrés utilisés. De nombreuses entreprises (petites et moyennes) peuvent ainsi adapter leurs espaces à leur main-d'œuvre et réduire leurs coûts immobiliers. Une économie parfois importante en ces temps difficiles...

Logistique et efficacité

Enfin, le flex office et le télétravail sont idéaux. L'occupation des bureaux n'est pas fixe, le bureau devient un lieu de rencontre et répond aux besoins logistiques (réunions, réunions d'équipe en physique). Aucun espace n'est personnalisé : il peut être complètement aseptisé. Les distances entre les postes de travail utilisés peuvent également être plus respectés.

Flex Office et gestion

L' exploitation dans un bureau flexible et hybride signifie adapter les méthodes de gestion en conséquence. Le contrôle doit progressivement laisser place à la confiance dans les employés en place. D'un point de vue pratique, il est nécessaire de mettre en place des outils opérationnels permettant de partager des compétences et des informations sur l'avancement des projets. Un bon système de communication interne est impératif. Pour cela, le numérique peut fournir des solutions idéales.

Par contre, il est pertinent de définir des règles afin de limiter l'hyperconnexion !

Une réponse aux nouvelles méthodes de travail : vers la fin des bureaux assignés ?

Le bureau flexible n'est pas seulement une tendance mais une véritable évolution. Ce mode de distribution des emplois traduit, dans le secteur de l'immobilier de bureau, un phénomène beaucoup plus global : la transition d'une économie immobilière à une économie d'usage.

Nous pouvons donc extrapoler et supposons qu'à l'avenir, les bureaux affectés disparaîtront. Cela profitera à d'autres modes de consommation des espaces de travail, tels que le bureau flexible.

Les avantages et les risques de Flex Office

Les avantages

Réduire les coûts  : L'exploitation dans un bureau flexible réduit le nombre et la surface moyenne des postes de travail d'une entreprise. Mécaniquement, cela réduit les frais immobiliers et les loyers dédiés à l'espace de travail. Significant, lorsque l'on constate que le coût d'un poste de travail varie entre 12 000 et 14 000 euros par an.

Stimuler la productivité et la créativité  : le bureau flexible peut être un véritable vecteur d'amélioration de la créativité. Être libre et sortir de la routine vous permet de toujours trouver de nouvelles perspectives et de nouvelles idées !

En matière de productivité : le choix d'un espace de travail dans lequel vous vous sentez à l'aise est un vecteur important d'amélioration de la qualité de vie au travail. Cependant, nous savons que QVT a un impact direct sur améliorer la productivité.

Rencontrer de nouvelles personnes et créer des liens : en changeant de lieu et d'environnement chaque jour, vous rencontrez toujours de nouvelles personnes de votre entreprise. Cela permet de créer des liens et de développer une forte culture d'entreprise.

Moins de contraintes, plus d'espaces collaboratifs : la multiplication des espaces communs et collaboratifs favorise les échanges entre équipes interfonctionnelles. Il est idéal pour gagner en agilité et travailler en mode projet.

Les risques

Moins de personnalisation : pas de bureau dédié, c'est aussi une décoration moins personnelle, sauf si vous les stockez et transportez tous les jours de votre casier à votre travail.

L'organisation est requise : la vie quotidienne lorsque l'on n'a pas de bureau dédié nécessite une plus grande organisation, définir des lieux de rencontre avec les équipes au préalable, réserver un poste un espace de coworking (en cas de télétravail), trouver le bon endroit en amont, etc. Le bureau doit rester rigoureux !

Sous-estimation du taux d'occupation : Certaines entreprises se sont lancées dans le flex office en pariant sur un taux de remplissage trop faible, ce qui a surchargé les espaces de travail. Un écueil à éviter... Le passage au bureau flexible nécessite un examen préliminaire important.

Histoires de réussite : plusieurs grands groupes ont réussi la transition vers le flex office

AXA France

Axa est récemment passé au bureau flexible. La transition semble être un succès, notamment parce que l'entreprise a réussi à se numériser au préalable et à s'équiper en conséquence.

Une révolution douce et progressive pour Axa, qui prône aujourd'hui le « travail agile ».

BNP Paribas

L'étude de cas : BNP Paribas a largement opté pour le flex office, avec une réflexion qui a débuté en 2016.

Ensuite, la transition est passée au matériel : remplacement des ordinateurs et des téléphones fixes par des ordinateurs portables et création de plusieurs cent salles de réunion... Un projet colossal qui a également impliqué une transformation fondamentale du mode de gestion. Il est passé d'une logique très verticale à un mode de gestion plus plat, basé sur l'autonomisation de chacun.

Immobilier Bouygues

Bouygues Immobilier a transformé son siège social à Issy-les-Moulineaux pour le déplacer vers le bureau flexible en 2017.

Les premiers retours sont encourageants, car l'espace a été pensé comme un créateur de liens.

« Cet espace a suscité un réel sentiment de fierté et d'appartenance à tous les employés, en particulier ceux qui ont été rapatriés au siège »

Dans ce monde, c'est petit à petit (et certainement ? Croisons les doigts !) de Covid 19, le fonctionnement des bureaux flexibles est étudié lors de chaque projet immobilier tertiaire. Parfaitement compatible avec l'hybridation de travail, cette organisation est moins une tendance qu'un changement durable. http://www.decision-achats.fr/Thematique/environnement-travail-1231/breves/flex-office-bonnes-pratiques-bouygues-immobilier-323658.htm

Dans les plus petites entreprises, cela impliquera une association de bureaux/télétravail, lorsque les plus grandes structures seront en mesure d'associer des locations de hotspots flexibles dans des espaces de coworking.

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