Le freelance est cette personne qui exerce un métier de manière libérale et indépendante. En effet, dans la gestion de ses activités, ce dernier doit être capable de séparer ses dépenses professionnelles et personnelles. Quels sont donc les frais d’administration des freelances ? Trouvez la réponse à cette question ici !

Les frais de transport et de déplacement

Être freelance permet de travailler comme vous l’entendez sans contrainte. Vous êtes à votre propre compte et êtes en mesure de faire des déductions de vos charges dans les gains de votre société. Les frais d’administration des freelances sont en réalité l’ensemble des dépenses entrant dans le compte de l’entreprise créée.

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Pour ce qui est des frais de transport et de déplacement, sachez qu’ils sont déductibles. En effet, si votre travail vous amène à vous déplacer, vous nécessitez de l’essence et de moyens de transport. Ce sont des dépenses entrant dans le compte de votre structure.

Toutefois, si vous disposez d’un moyen de déplacement personnel, une déduction est faite en fonction des kilomètres parcourus. Référez-vous aux règles d’application des frais en la matière sur le site web de l’Urssaf.

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Les frais d’administration des freelances : les frais de restaurant

Les frais de restaurant et de repas constituent aussi des dépenses qui pourront être déduites des caisses de votre entreprise. Il ne s’agira pas de compter n’importe quel repas consommé.

En réalité, il doit être question d’un déjeuner ou d’un dîner avec de potentiels clients ou partenaires. Néanmoins, vous devez être raisonnable dans les dépenses sans excéder le seuil fixé par la loi.

Les frais déductibles en restaurant et repas ne doivent pas dépasser un certain montant par jour. De plus, vous devez garder des preuves de votre consommation. Voilà pourquoi vous devez mentionner au verso de la note du restaurant, certaines informations. Notamment la raison professionnelle du repas, le nom de vos invités, etc.

Les frais d’administration des freelances : les frais de formation

Les frais de formation comptent pour des frais d’administration des freelances dans la mesure où la formation en question va dans l’intérêt de la société. La finalité doit être professionnelle. Il peut s’agir de l’apprentissage d’une nouvelle langue indispensable à l’émergence de votre entreprise.

Vous pouvez aussi participer à des séminaires, des conférences dans le but d’acquérir plus de compétences. Ainsi, dès lors que la formation n’apporte aucune plus-value à votre structure, ses frais ne sont pas déductibles des comptes de la société.

Les frais de création, de publicité et de télécom

La création de toute entreprise requiert des fonds propres pour faire face aux dépenses allant de l’immatriculation au lancement de cette dernière. Une fois que la société commence par être productive, vous pouvez évaluer les frais de création effectués et les déduire.

En ce qui concerne les frais de publicité, ils sont relatifs à toutes les dépenses engagées pour travailler le marketing. Cela prend en compte la confection des cartes de visite, des flyers, des affiches publicitaires, la création de logos et d’un site internet.

En outre, vous avez également comme frais d’administration des freelances, les frais de télécom. Si votre activité nécessite un accès wifi, vous pourriez bénéficier des sous d’activation d’internet. L’achat d’équipements peut être aussi pris en compte à condition que le coût n’atteigne pas 500 euros.

Les frais relatifs à l’emplacement de l’entreprise

Dépendamment de votre métier, votre espace de travail doit répondre aux exigences requises. Vous pouvez donc définir un lieu de coworking pour votre activité. Il peut s’agir aussi de votre maison.

Dans ce cas précis, une partie des frais du loyer, d’électricité et d’eau, doit être gérée grâce aux caisses de la société. Pour cela, vous devez effectivement scinder le cadre professionnel de celui personnel.

Pour aller plus loin

Comme vous l’aurez constaté, les frais d’administration des freelances sont multiples, diversifiés. Toutefois, il n’est pas question de faire des déductions comme bon vous semble. Pour bénéficier réellement de la baisse d’impôt lors de la déclaration de vos revenus, vous devez garder sur vous tous les justificatifs attestant les dépenses.

Il convient de souligner donc que les dépenses personnelles, luxueuses, l’achat de vos propres vêtements ne font pas partie des frais d’administration des freelances. Seules les tenues de service dont la blouse, la robe d’avocat ou autres peuvent être prises en compte.

Les frais liés à l'utilisation d'outils et de logiciels spécifiques

En tant que freelance, vous devez aussi tenir compte des frais liés à l'utilisation d'outils et de logiciels spécifiques nécessaires à votre activité. Cela peut inclure les abonnements numériques tels que ceux liés aux outils de conception graphique, aux logiciels de comptabilité ou encore aux plateformes telles que Google Analytics pour suivre les performances de votre site web. Pensez à bien noter qu'il existe des alternatives gratuites et open source qui peuvent vous aider à économiser sur ces coûts d'abonnement annuels. Par exemple, si vous êtes un designer graphique indépendant en herbe dont le budget est serré, vous pouvez opter pour GIMP plutôt que Photoshop.

De même, une alternative gratuite à Microsoft Office pourrait être LibreOffice qui propose une suite bureautique similaire. Il est judicieux d'établir un budget précis dans cette catégorie, car cela peut représenter une grande partie des dépenses annuelles totales.

Les frais de gestion de la comptabilité et de la facturation

En tant que freelance, vous êtes aussi responsable de la gestion de votre propre comptabilité et facturation. Cela peut impliquer des frais supplémentaires tels que l'achat d'un logiciel de comptabilité, la souscription à un service en ligne ou même l'embauche d'un comptable indépendant. Si vous choisissez cette dernière option, cela peut être coûteux en raison des honoraires élevés facturés par ces professionnels.

Heureusement, il existe maintenant une gamme croissante de services d'automatisation comptable et financière pour les freelances. Ces plateformes offrent généralement des fonctionnalités telles que :

• Gestion intégrée des dépenses.
• Suivi du temps passé sur chaque projet.
• Fonctionnalités automatisées pour la génération et l'envoi automatique de factures aux clients.

Ceci offre un gain de temps considérable pour le travailleur indépendant tout en lui permettant aussi d'économiser considérablement sur les frais associés à la tenue de livres.

Si vous ne respectez pas les règles fiscales applicables dans votre pays, cela pourrait entraîner des pénalités importantes qui peuvent avoir un effet négatif sur vos finances personnelles.